Чат-бот для детского центра

Воскресенье, вечер, родитель открывает чат центра и спрашивает, есть ли места на пробное в понедельник, дочке скоро пять. Администратор увидит сообщение утром, когда решение уже принято в пользу студии по соседству, где на такой же вопрос ответили сразу.

Разница не в скорости печати — в доступе к расписанию и данным ребёнка в момент вопроса.

Как агент видит расписание кружков и секций

Детский центр обычно ведёт запись в YCLIENTS или в Google-календаре, и агент подключается к тому же источнику, а не заводит расписание заново. Он получает список групповых занятий, свободные места на конкретное время и подтверждает запись сам, без передачи диалога человеку.

Если помимо занятий по абонементу центр держит отдельную сетку для пробных, для группового формата в интеграции YCLIENTS включается флаг «Групповые услуги» — без него агент видит услугу, но неверно считает свободные места в группе: по умолчанию система ожидает персональную запись, один клиент на один слот. Порядок этой настройки и типовые причины, по которым запись не проходит, разобраны для чат-бота с интеграцией YCLIENTS.

Google-календарь под пробные занятия работает по тем же правилам, что и запись на встречу через Google-календарь: рабочее время задаётся жёсткими интервалами по дням недели или словами в инструкции, а на несколько групп можно завести несколько календарей.

Родитель пишет за ребёнка — сначала возраст, потом кружок

Большинство сообщений в детский центр приходит не от будущего ученика — от родителя, и это меняет порядок вопросов. Прежде чем предложить кружок, агент должен получить точный возраст ребёнка, а не опираться на обтекаемое «дочке скоро пять» или «сын уже большой».

Групповые программы построены вокруг возрастного диапазона потому, что материал и темп занятия разные у четырёхлетки и у семилетки. Записать ребёнка не в ту группу — верный способ потерять его после первого же пробного.

Расписание по возрастным группам вместо разговора о нём

Ответ на вопрос «а что у вас есть для пятилетки» короче любой таблицы, но за этим ответом стоит структура, которую центр обычно ведёт сам:

Агент не хранит эту таблицу в памяти отдельно: он читает актуальные слоты из системы записи в момент разговора, поэтому расписание не расходится с реальным залом даже после того, как администратор вручную передвинул группу.

Перенос, отмена и абонемент в мессенджере

Перенос и отмена работают тем же действием, что и сама запись. В YCLIENTS для этого включается настройка «Разрешить отмену и перенос записи», а если центру важно видеть, кто не пришёл, а не просто терять запись, добавляется опция, при которой отменённый сеанс помечается «Клиент не пришёл» вместо удаления.

Продление абонемента строится по логике, знакомой другим нишам с групповыми занятиями: как в чат-боте для фитнес-клуба, агент напоминает о конце оплаченного периода заранее и предлагает продлить прямо в переписке, без визита в кассу.

Вопросы без записи: что взять, как проходит занятие, скидка второму ребёнку

Не каждое сообщение в детский центр про запись. Родитель спрашивает, нужна ли сменная обувь, как долго длится занятие, останется ли он в зале рядом с ребёнком, действует ли скидка на второго ребёнка из семьи. Такие вопросы закрывает база знаний со смысловым поиском, а не таблица с точными значениями.

Документы в базу собираются из реальных ответов администраторов на похожие вопросы, а не придумываются заранее. Смысловой поиск находит нужный текст, даже если родитель сформулировал вопрос иначе, чем в документе: «а сколько скидка на второго» и «есть ли семейный тариф» ведут к одному и тому же ответу.

Уточните возраст в инструкции агента и включите групповые услуги

Уточните два места в настройках до того, как отправлять агента отвечать родителям — от этого зависит, подойдёт ли первый же ответ на пробное. Первое — включён ли в YCLIENTS флаг «Групповые услуги» там, где центр ведёт кружки группами, а не персональными сеансами. Второе — есть ли в инструкции агента прямое требование спрашивать возраст ребёнка раньше, чем предлагать конкретную группу.

Дальше добавьте в базу знаний реальные ответы администраторов на вопросы про сменную обувь, длительность занятия и скидки, и настройте фоллоу-ап на день перед пробным, чтобы родитель не забыл о записи в рабочей суете буднего дня. Начать можно с бесплатного периода на сайте Савви и одной группы, на которой видно, как агент ведёт диалог до записи.

Частые вопросы