Чат-бот для частного детского сада

Родители выбирают между пятью частными садами по соседству и в один вечер пишут во все сразу: спрашивают про режим дня, питание, свободные места и записываются на экскурсию туда, куда получится попасть первыми. Сад, который ответит вечером в субботу, получает первую запись на просмотр, а остальные четыре так и остаются с непрочитанным сообщением.

К концу настройки агент закрывает типовые вопросы из базы знаний, сам ставит запись на экскурсию в календарь и передаёт диалог заведующей, когда разговор выходит за рамки типовых случаев.

Шаг 1. Соберите быстрые ответы про режим, питание и документы

Быстрые ответы — это раздел базы знаний, где каждый файл назван коротко и без вопросительных слов: «Режим дня», «Меню на неделю», «Документы для поступления», «Стоимость и абонемент». Платформа ищет ответ по смыслу, а не по совпадению фраз: вопросы «когда у вас подъём» и «во сколько заканчивается тихий час» попадают в один файл «Режим дня», даже если ни одно слово не совпало дословно.

Шаг 2. Загрузите правила приёма отдельным документом

Устав, лицензия и положение о приёме — тексты длиннее, чем формат быстрого ответа выдерживает без потери смысла. Для них в базе знаний есть раздел «Документы»: один файл до 10 Мб, чего для текстового документа Word хватает больше чем на пять тысяч страниц двенадцатым шрифтом. Файл можно загрузить с компьютера или подключить через аккаунт Google.

Родитель спрашивает: «А если ребёнок ещё не привит, вас это устраивает?» — вопрос детальный, ответ на него живёт в правилах приёма, а не в коротком файле про режим дня. Агент ищет ответ в загруженном документе и формулирует его своими словами, опираясь на реальный текст правил, а не на общие представления о детских садах.

Шаг 3. Подключите Google-календарь под запись на экскурсию

Экскурсия — разовый визит на просмотр сада, и для неё заводится отдельный Google-календарь: там идут только показы, а учёт мест по группам остаётся в другом календаре. В настройках интеграции выбирается режим «Работа от расписания»: интервалы по дням недели, когда заведующая или администратор готовы провести экскурсию, задаются один раз и заполняются кнопкой «Заполнить» на все нужные дни.

Общий порядок подключения календаря, часовой пояс и ID совпадают с тем, что описано для записи через Google-календарь; здесь важно только то, чем экскурсия отличается от обычной записи на встречу.

Шаг 4. Настройте напоминание о визите

Родитель записался на экскурсию во вторник вечером, а посетить сад собирается только в пятницу утром, и за три дня половина деталей забывается. Напоминание за день или за пару часов до визита ставится динамическим фоллоу-апом, привязанным ко времени записи: если экскурсию перенесли, время напоминания сдвигается вместе с ней автоматически, и лишнее сообщение о старой дате не уходит.

Как вообще работают фоллоу-апы, показано в материале «Динамические напоминания»: в этом шаге напоминание просто привязывается к записи на экскурсию, а не к записи в группу.

Шаг 5. Включите передачу диалога заведующей

Не каждый вопрос агент должен закрывать сам. «Хочу поговорить лично про особенности моего ребёнка» или прямая просьба позвать заведующую — сигнал остановиться. В доп.настройках агента для этого есть «Фразы, по которым будет срабатывать принудительное прерывание диалога»: как только родитель или сотрудник произносит одну из них, агент перестаёт отвечать и оставляет диалог человеку.

Вторая половина настройки — файл базы знаний «Позвать заведующую» с включёнными флагами «Прерывать диалог» и «Уведомление в Telegram». Разница между ними такая: контрольная фраза ловит прямой запрос словами, а файл базы знаний срабатывает по смыслу обращения, даже если родитель не произнёс ожидаемых слов буквально. Общие правила такой передачи собраны в материале про дежурство оператора.

Шаг 6. Подключите Telegram-оповещение о записи и передаче

Оповещения от Савви приходят в Telegram-чат, который подключается через раздел «Интеграции» кнопкой «Старт бот». В шаблон уведомления можно подставить переменные: имя источника, какой файл базы знаний сработал, короткий пересказ диалога и ссылку на сам чат в личном кабинете, поэтому заведующая открывает переписку сразу, без поиска по каналу.

Шаг 7. Проверьте разницу между экскурсией, местом и очередью

Прежде чем показывать агента родителям, стоит убедиться, что три похожих, но разных вопроса не сходятся в один ответ: «когда экскурсия», «есть ли места» и «когда освободится место в очереди» — три разных источника данных, и смешивать их в одной инструкции агенту не стоит. Экскурсия идёт через календарь, число мест обновляется в быстром ответе вручную, а длинная и часто меняющаяся очередь удобнее держится в таблице.

Ответьте на вопрос про место, прежде чем звать на экскурсию

Ответьте себе на один простой вопрос: сколько раз за прошедшую неделю сотрудник сада печатал одно и то же про режим дня, документы для оформления или свободные места. Это готовые тексты для первых файлов быстрых ответов — переписывать их заново не нужно, достаточно скопировать реальные формулировки администратора.

Дальше подключите Google-календарь под экскурсии отдельно от календаря групп, загрузите правила приёма документом и настройте передачу заведующей по контрольной фразе. Начать можно с одной группы и бесплатного периода на сайте Савви — на первой же неделе станет видно, какие вопросы родители задают чаще прочих и каких файлов в базе знаний ещё не хватает.

Частые вопросы