Запись на встречу через Google-календарь для агента

Переписка про встречу редко укладывается в одно сообщение. «Когда вам удобно?» — «А в среду можно?» — «В среду занято, есть четверг после трёх» — «А пораньше нет?» — «Есть в 11» — «Хорошо, но дайте я уточню и напишу». Шесть реплик, итог — обещание вернуться, а не запись в календаре.

Интеграция с Google-календарём убирает именно этот обмен: агент видит расписание в момент вопроса и сразу называет слот, который свободен на самом деле. У систем бронирования вроде YCLIENTS запись чаще срывается из-за настроек самой системы; с календарём ограничений меньше, и почти всё решает выбор режима работы.

Что умеет агент после подключения календаря

Агент получает доступ к одному или нескольким календарям привязанного Google-аккаунта: смотрит занятые интервалы, предлагает свободные слоты, создаёт событие и указывает в нём гостей.

Подключение идёт со стороны раздела «Интеграции» в кабинете Савви.

Дальше идут настройки, которые определяют, что именно появится в событии: заголовок — либо одинаковый для всех записей, либо с параметрами в фигурных скобках, которые агент заменит на имя клиента или суть встречи; e-mail постоянного гостя — адреса, которым автоматически открывается доступ к событию, например у второго участника встречи с той же стороны.

Отдельно стоят настройки-триггеры: что агент обязан спросить у клиента или отправить в ходе диалога до того, как поставит событие. Без них агент способен создать встречу, не уточнив то, что для вас критично, например, номер для связи или ссылку на созвон, а заодно поставить её тому, кто на деле ещё не готов к разговору: этот риск снимает квалификация лида до того, как диалог доходит до календаря.

От расписания или от инструкции — как выбрать режим

Вкладка «Дополнительно» предлагает два способа задать рабочее время, и выбор определяет, насколько жёстко агент будет держаться границ.

От расписания. Рабочие часы вписываются интервалами по дням недели: кнопка «+Добавить интервал» на каждый день, «Выключить» — для выходного, «Заполнить» — чтобы одним действием проставить одинаковые интервалы по нескольким дням сразу, указав начало, окончание и шаг. Агент физически не может предложить слот за пределами заданных интервалов: расписание ограничивает его на уровне системы, а не на уровне договорённости.

От инструкции. Поведение задаётся текстом поверх стандартной системной инструкции: график работы, продолжительность события, порядок при отказе или переносе. Гибче: можно описать нетиповые случаи словами, до которых не дотягивается сетка интервалов. И слабее ровно там же: если в тексте забыли оговорить пятницу после обеда, агент способен предложить встречу, которой на самом деле быть не должно.

На практике имеет смысл начинать с расписания и переходить к инструкции только там, где расписание правда не справляется, например, при плавающем графике консультанта, который меняется каждую неделю.

Несколько календарей — на несколько сотрудников

Компания с несколькими консультантами или менеджерами, которые ведут встречи параллельно, обычно заводит календарь на каждого, а не на общий аккаунт.

Агент умеет читать календарь привязанного аккаунта и календари других Google-аккаунтов, если у привязанного есть к ним полный доступ. Это открывает две рабочие схемы, и обе описываются в инструкции:

• запись в любой свободный — агент проверяет все доступные календари и предлагает первый подходящий слот, независимо от того, кто из сотрудников его ведёт;
• закрепление за сотрудником — календарь жёстко привязан к конкретному человеку, и агент направляет туда только тех клиентов, кто спросил именно этого специалиста; та же логика закрепления работает в чат-боте для стоматологии, только там за врачом закреплён отдельный агент, а не отдельный календарь.

Что происходит, когда запись срывается

Функция записи может вернуть ошибку: слот заняли на секунду раньше, аккаунт потерял доступ, календарь стал недоступен. Дальше решает одна настройка.

«Сообщение для бота при ошибке выполнения функции»: фраза, которая попадает в контекст диалога вместо результата записи. Именно эта фраза, а не догадка модели, определяет следующую реплику агента: предложить другой слот, попросить подождать или переключить на человека. Если поле оставить пустым, агент реагирует по общей логике диалога, и предсказать точную формулировку сложнее.

Отдельно от сбоя стоит флаг «Ответы агента»: он не про ошибки, а про полную остановку записи. Включённый календарь при этом продолжает передавать данные — агент видит расписание, но сообщения клиенту не отправляет. Полезно, когда нужно быстро прекратить запись (например, консультант в отпуске), не разбирая остальные настройки.

Точность слотов зависит от одной настройки

Часовой пояс — единственная настройка, без которой остальные не работают правильно. Если он не указан или указан неверно, агент ориентируется на время сервера и называет слоты со сдвигом в несколько часов относительно клиента, даже если календарь настроен идеально во всём остальном.

Возьмите последнюю переписку, где договаривались о встрече

Возьмите последний такой диалог из своих сообщений и посчитайте реплики до момента, когда время наконец согласовали, — обычно их пять-шесть, и добрая половина уходит на «а давайте я уточню и напишу».

Дальше решение простое: если время встречи сотрудник называет из головы, ему нужен режим от расписания — интервалы, за которые агент физически не выйдет. Если график каждую неделю меняется руками, начинайте с инструкции и первую неделю сверяйте предложенные слоты вручную. Настройки календаря целиком собраны в руководстве Савви, но решение о режиме принимается по тому, что происходило в последней переписке про встречу, а не по списку настроек.

Частые вопросы