Чат-бот для языковой школы

Заявка на пробный урок пришла в час ночи по местному времени ученика — школа только утром узнает, что где-то на другом конце часовых поясов человек всё же нашёл минуту записаться. Дальше форма без ответа, потому что администратор придёт на работу через восемь часов, а ученик к тому моменту забудет, зачем открывал сайт.

Разницу между школой, которая удержала эту заявку, и той, что потеряла её, решает доступ к расписанию и языку ученика в момент обращения, а не старание администратора.

Какой уровень и формат нужны ученику

Прежде чем предлагать конкретную группу, агент должен получить три ответа: текущий уровень (или результат вступительного теста), формат — группа, индивидуально или онлайн, и часовой пояс, если ученик пишет издалека.

Групповые программы устроены вокруг уровня и формата так же, как в детских кружках устроены вокруг возраста: занятие для A2 и для B1 идёт в разном темпе и с разным материалом, а групповой урок и индивидуальный строятся по разным сценариям. Записать человека не в ту группу — способ потерять его после первого же занятия.

Где хранится расписание групп по уровням и цене

Расписание — это таблица, а не текст в инструкции: уровень, формат, время занятий и стоимость одной строкой на группу. Общие правила таких таблиц — в статье «ИИ-агент и таблицы»: одна строка на объект, без объединённых ячеек, заголовки в первой строке.

Уровень	Формат	Время	Стоимость
A1–A2	группа, очно	будни, 18:00	по прайсу школы
B1	группа, онлайн	будни, 19:30	по прайсу школы
B2–C1	индивидуально	по договорённости	по прайсу школы
разговорный клуб	группа, онлайн	суббота, 12:00	по прайсу школы

Агент подставляет в ответ цифры из вашей таблицы, а не из примера выше. Изменили время занятия или добавили поток — обновилась строка, инструкцию переписывать не нужно.

Как записаться на пробный урок и на разговорный клуб

Это две разные записи, и школа обычно ведёт их по-разному: пробный урок закрывает конкретный слот с преподавателем, а разговорный клуб — это регулярная групповая встреча с постоянным временем. Механика записи одна и та же — Google-календарь, подробно устройство которой описано в статье «Запись через Google-календарь», только календарей у школы обычно два: один под пробные уроки, другой под клуб.

1 Завести отдельный календарь под пробные уроки Свой набор слотов, не смешанный с расписанием постоянных групп.

2 Завести второй календарь под разговорный клуб Время встречи здесь фиксированное, а не подбирается под каждого ученика заново.

3 Указать часовой пояс школы при подключении Ученик из другого региона называет своё время, а агент сверяет его с расписанием школы, а не наоборот.

4 Включить режим «Работа от расписания» Рабочие интервалы задаются по дням недели, и агент предлагает только те слоты, что в них попадают.

После пробного урока часть учеников не отвечает на вопрос о продолжении — сравнивают школы или просто отвлеклись. Для этого работает динамический фоллоу-ап: агент проверяет, ответил ли ученик за заданное время, и напоминает о записи на постоянный курс. Устройство таких напоминаний и условия их отправки — в статье «Догоняющие сообщения».

Что отвечает агент про методику, перенос занятий и оплату

Вопросы про методику, правила переноса и условия оплаты курса — смысловые, а не табличные: ученики формулируют их по-разному, а ответ один и тот же. «Можно перенести занятие, если заболел» и «что если я не смогу прийти во вторник» ведут к одному документу в базе знаний.

Туда же кладутся принципы методики школы, состав курса и правила оплаты — рассрочка, что входит в стоимость, что происходит при пропуске занятия без предупреждения. Устройство такой базы и правило выбора между таблицей и смысловым поиском — в статье «База знаний для ИИ-агента».

Вопрос ученика	Что отвечает агент	Откуда берёт
Сколько стоит группа B1 онлайн	цену и время из строки таблицы	таблица
Можно ли перенести занятие при болезни	правило переноса	база знаний
По какой методике идут занятия	описание программы	база знаний
Есть ли места на пробный урок в четверг	свободный слот	календарь
Что входит в оплату курса	состав пакета, рассрочка	база знаний

Почему языковой школе особенно нужен агент, который отвечает на языке ученика

У школы с иностранными студентами или учениками за рубежом это прямое условие работы: письмо на английском от будущего студента или вопрос на испанском от ученика, уехавшего на стажировку, должны получить ответ сразу, пока в приёмной ещё не начали искать переводчика.

Условие для такого поведения одно: инструкция и файлы базы знаний школы написаны на английском, а модель сама определяет язык входящего сообщения и отвечает на нём же, без отдельного агента под каждый язык учеников. Сама настройка и типичные ошибки при переходе на английский — в статье «ИИ-агент на нескольких языках». Здесь же ценно другое: вместе с часовым поясом это снимает основную причину, по которой заявка от ученика издалека остаётся без ответа до утра.

~15 ₽ стоимость диалога с записью на пробный урок

~89 ₽ то же обращение силами администратора, оценка по средним ставкам

53,8 % обращений приходят вне Пн–Пт с 9 до 18

Для школы с учениками в других часовых поясах эта доля ощущается особенно остро: заявка на пробный урок приходит тогда, когда у ученика вечер, а у школы уже глубокая ночь.

Попробуйте разложить свою запись на два потока прямо сейчас

Попробуйте открыть переписку приёмной за последнюю неделю и отметить в ней два типа сообщений: те, где ученик уже назвал уровень и время, и те, где сначала пришлось выяснять то и другое. Второй тип — и есть та часть диалога, которую агент забирает первой.

Дальше подключается таблица с группами, второй календарь под разговорный клуб и документ с правилами переноса в базе знаний — порознь это настраивается за один вечер каждое. Английскую версию инструкции для иностранных учеников можно добавить вторым шагом, когда первый поток уже отвечает без правок.

Частые вопросы