Чат-бот для организации мероприятий

Список гостей на конференцию за сутки до площадки живёт своей жизнью: кто-то отменился, кто-то добавился по знакомству, кто-то написал «а можно я приведу коллегу» в переписке трёхдневной давности. Организатор сверяет эту таблицу вручную и обычно ошибается в сторону «пусть лучше придёт лишний, чем потеряется нужный».

Разница появляется оттого, что регистрация и переписка с гостем остаются одной историей в том же диалоге с агентом, а не двумя разными документами.

Что регистрация даёт, кроме галочки в таблице

Когда участник пишет агенту и называет имя, компанию или число мест, это не просто заполненная строка в CRM. Это диалог с каналом и меткой времени, а платформа умеет строить рассылки именно по таким диалогам — с фильтром по времени последнего сообщения, каналу и тегу.

Разово собранные контакты через форму на сайте такой историей не обладают: с ними нельзя вести переписку, только записать данные и забыть. Регистрация через агента сразу даёт то, чем потом можно пользоваться до самого дня мероприятия.

Вопросы про площадку и программу в день мероприятия

В день события вопросов приходит больше, чем за всю неделю подготовки: где вход, на каком этаже регистрация, во сколько начинается нужный доклад, работает ли парковка. Часть из них дублируется десятками участников одновременно, и живой оператор в этот момент физически не успевает разослать одно и то же сообщение всем.

Агент отвечает из базы знаний — туда заранее загружается адрес, схема проезда, тайминг и состав программы. Ответ приходит в течение секунд и одинаков для первого и для сотого спросившего, что для организатора важнее скорости: расхождений между «зал А» от одного оператора и «зал 3» от другого не возникает.

Напоминания и подтверждения перед датой

Основной инструмент здесь — рассылка, а не отдельная функция под мероприятия. Логика та же: отбираете диалоги зарегистрированных, указываете дату и время отправки и диапазон задержки между сообщениями, чтобы участники не получили пуш одной секундой. Полный набор фильтров и настроек лежит у рассылок через ИИ-агента — здесь важна одна деталь именно для мероприятий.

Подтверждение участия удобно хранить как переменную или тег диалога: «подтвердил», «под вопросом», «не идёт». Тогда за день до площадки рассылка-напоминание фильтруется не по всей базе зарегистрированных, а только по тем, кто ещё не отметился — остальным лишнее сообщение ни к чему.

Отдельные напоминания о самом факте регистрации, которые нужно отменить при переносе даты, устроены сложнее обычной рассылки: это тема статьи о фоллоу-апах, а не про массовую отправку.

Почему приглашение не уходит тем, кто ещё не писал

Здесь у платформы есть жёсткое правило, и его стоит знать до того, как строить план рассылок: агент отправляет сообщение только в диалог, где уже была переписка. Первым он не пишет никому и ни при каких условиях.

Для холодной части базы — тех, кто оставил контакт где-то ещё и агенту ещё не писал, — первое сообщение уходит из amoCRM или Битрикс24. После того как контакт ответил, диалог появляется в системе, и агент подключается и ведёт разговор дальше уже сам, включая будущие рассылки и напоминания.

На тарифе Start у рассылок есть свой потолок — 50 диалогов за одну отправку. Для события на пару сотен участников это укладывается в несколько рассылок по группам либо требует перехода на платный тариф, если список гостей больше и рассылать нужно одним заходом.

Обратная связь после мероприятия

Тем же инструментом, что и напоминания, только с другим текстом и другим фильтром по времени: отбираете диалоги участников, которые были на площадке, и отправляете вопрос с оценкой и просьбой написать комментарий. Ответ приходит обратно в диалог и читается так же, как любое сообщение в переписке — не нужен отдельный опросник на стороне.

Стоимость такого диалога складывается из количества сообщений и токенов на каждое — при обычной переписке около 15 ₽, при оплате по токенам 1000 токенов стоят 1 ₽. Для сравнения: менеджер обходится примерно в 40 000 ₽ в месяц и закрывает около 450 обращений — это около 89 ₽ за обращение, оценка по средним ставкам.

Дополните список гостей данными о канале

Дополните список гостей отметкой о канале и дате последнего сообщения рядом с именем — тогда фильтр рассылки соберёт нужную группу за минуту вместо ручной сверки таблицы. Начните с малого: заведите таблицу с колонками «участник», «канал», «подтверждение», проверьте, что агент пишет в неё после регистрации, и только потом настраивайте саму рассылку-напоминание.

Если событий несколько в месяц, тот же набор — регистрация, база знаний по площадке, рассылка с фильтром по тегу — переиспользуется под каждое: меняются только даты и тексты.

Частые вопросы