Чат-бот для коворкинга

Человек пишет в шесть вечера: «Переговорка на сегодня, часов с семи, нас четверо». Администратор в этот момент стоит у стойки, открывает общий календарь и пытается вспомнить, не заняли ли комнату двадцать минут назад по телефону. Ответ уходит через полчаса. К этому времени встречу уже назначили в кофейне напротив.

Коворкинг продаёт два продукта, и вопросы к ним разной сложности

Место на день и абонемент продаются почти без проверок: цена фиксированная, свободные столы есть почти всегда, и клиенту нужно услышать сумму и условия. Переговорка устроена иначе: её нельзя продать, не посмотрев, занята ли она прямо сейчас.

Разделение важно, потому что механики под них у агента тоже разные. Тарифы живут в таблице и меняются раз в квартал. Занятость комнат меняется каждый час, и брать её из того же файла бессмысленно.

Полезное упражнение перед настройкой: откройте переписку коворкинга за две недели и разложите сообщения на две стопки. В первой окажутся «сколько стоит день», «есть ли месячный», «можно ли печатать», «работаете ли в воскресенье». Во второй — «свободна ли комната на завтра в 15:00» и «можно перенести мою бронь на час позже». Первая стопка закрывается текстом, вторая требует обращения к календарю.

Тарифы и места агент берёт из таблицы

Таблица тарифов — это обычный файл, где строка описывает один продукт: дневное место, месячный абонемент, закреплённый стол, тумба для вещей. Колонки под цену, срок, что входит и для кого подходит. Подключить её можно файлом CSV, книгой Excel или ссылкой на Google-таблицу.

Строка «Дневное место / 1 день / 900 ₽ / кофе и печать 10 страниц включены / для тех, кто заехал на день» отвечает сразу на три вопроса, которые в переписке приходят по отдельности. Агент находит подходящую строку по смыслу вопроса и пересказывает её содержимым, поэтому цены в чате совпадают с ценами на стойке.

У таблицы есть настройка «Частота обновления таблицы (минуты)», и по умолчанию там стоит 1440 минут — раз в сутки. Для тарифов это нормально: если вы подняли цену на абонемент утром, к следующему дню агент уже назовёт новую. Механика подключения и запросов к таким файлам подробнее описана там, где речь идёт про цены и остатки из вашего файла.

Переговорку агент проверяет в календаре

Занятость комнаты агент смотрит в Google-календаре в момент вопроса. Каждая переговорка заводится отдельным календарём, агент получает из него занятые интервалы и называет клиенту свободные окна на запрошенный день.

Здесь и становится видно ограничение суточного обновления таблицы. Бронь, которую поставили в четыре часа дня, в файл попадёт только следующей ночью, а вопрос «свободна ли комната сегодня в семь» приходит через час после неё. Ставить обновление чаще получаса в платформе прямо не рекомендуют: каждое обновление скачивает таблицу целиком и нагружает учётную запись Google вплоть до ограничения доступа. Календарь отдаёт занятость без этой нагрузки.

Перед запуском стоит выставить часовой пояс — иначе вечерние брони уедут. Режим «Работа от расписания» с интервалами по дням недели заставит агента предлагать только те окна, что попадают в часы работы коворкинга, и в воскресенье он не пообещает комнату на девять утра. Флаг «Уменьшать границы занятого времени на 1 минуту» — он помогает агенту точнее видеть свободные слоты из-за особенностей работы Гугл-календаря. Порядок подключения и выбор уровня доступа разложены по шагам в разборе записи на встречу через Google-календарь.

Бронь записывается строкой, перенос — правкой той же строки

После подтверждения агент добавляет новую строку в вашу Google-таблицу броней: дата, время, комната, имя, контакт, тариф. Запись данных работает только для подключённой Google-таблицы и включается флагом «Разрешить добавление данных в таблицу» на вкладке «Добавление».

Перенос устроен в два шага, и это стоит понимать до настройки. Агент сначала находит строку — по номеру брони, по имени гостя, по дате. Вместе с найденной строкой он получает её номер. Уже по номеру вносится правка: время сдвигается, комната меняется, бронь помечается отменённой. Изменение требует, чтобы флаг на получение данных из таблицы был включён, иначе искать будет негде.

Так у администратора появляется лист, где видно всю вечернюю загрузку, а у бухгалтерии — выгрузка для сверки с оплатами. То, как агент складывает данные в строку и чем этот путь отличается от CRM, показано в разборе записи данных в таблицу.

Какие вопросы коворкинга агент закрывает и что это стоит

Большая часть переписки коворкинга — это повторяющиеся бытовые вопросы, и почти все они закрываются базой знаний без обращения к таблицам и календарю.

Про деньги проще считать на своём потоке. В коворкинг за месяц приходит порядка 180 вопросов про свободные комнаты, тарифы и продление — обработка силами человека стоит около 192 000 ₽ за год, если считать по 89 ₽ за обращение: зарплата 40 000 ₽ в месяц на 450 обращений, оценка по средним ставкам. Те же 180 диалогов у агента по 15 ₽ дают около 32 400 ₽ за год. Вечерние и воскресные вопросы при этом перестают ждать до утра.

Первая неделя агента в коворкинге

Поручите агенту сначала одну переговорку и один тариф, а остальное подключайте, когда увидите первые двадцать диалогов. Так быстрее всего становится понятно, какими словами гости на самом деле спрашивают про свободное время: «на вечер», «часов с семи», «после работы» — всё это агент должен свести к интервалу в календаре, и правится это одной фразой в инструкции.

Дальше порядок такой. Заведите Google-календарь под комнату и выставьте в нём часы работы коворкинга по дням недели. Соберите таблицу тарифов из того, что уже висит у стойки. Отдельным файлом заведите таблицу броней и включите на ней запись. Полный список настроек подключения всегда лежит в руководстве платформы, оно обновляется чаще любого пересказа. Если устройство агента и его функции пока в тумане, начните с базового объяснения, что такое ИИ-агент.

Через неделю откройте лист броней и посмотрите, сколько строк в нём появилось после семи вечера. Раньше этих строк у коворкинга просто не было: в семь вечера администратор уже не отвечает.

Автор: Команда платформы Савви Дата обновления: 23 сентября 2026

Частые вопросы