Чат-бот для фотостудии

В студии два зала. Циклорама занята до вечера, второй зал свободен с трёх, а в мессенджер падает «а суббота свободна?» без единой детали: ни зала, ни времени, ни количества человек. Администратор открывает календарь, считает окна, уточняет подробности в четыре сообщения — и десять минут уходит на одну бронь, пока в очереди ждут ещё двое.

Что у фотостудии спрашивают до того, как назвать дату

Вопрос про свободное время почти никогда не приходит первым. Сначала человек выясняет, что вообще входит в час аренды, и только потом смотрит на сетку. Для агента платформы это означает, что бронь начинается с ответов, а календарь подключается ближе к концу разговора.

Набор вопросов у любой студии повторяется от недели к неделе:

• что входит в час аренды: свет, стойки, фоны, реквизит, гримёрка;
• какой именно свет стоит в зале и можно ли принести своё оборудование;
• сколько человек помещается в зале и сколько из них влезает в кадр;
• можно ли снимать с собакой, кошкой, младенцем;
• продлят ли съёмку на месте, если группа не уложилась;
• есть ли парковка и как попасть в здание после восьми вечера.

Всё это лежит в базе знаний обычным текстом — так, как его диктует администратор на словах. Выигрыш здесь не в скорости ответа: он в том, что вечером субботы ответ приходит такой же, как в среду днём, и про вместимость циклорамы клиент слышит одну цифру от всех подряд.

Каждому залу отдаётся свой календарь

Два зала в одном календаре превращаются в кашу через неделю. Съёмка в циклораме и съёмка в интерьерном зале идут одновременно, и для календаря это два события, наложенные друг на друга — занятость посчитать нельзя.

Поэтому зал получает собственный календарь и собственный идентификатор в настройках интеграции. По умолчанию подставляется главный календарь привязанного аккаунта, его идентификатор совпадает с почтой, но указать можно любой другой календарь этого аккаунта или календарь стороннего аккаунта, к которому у привязанного есть полный доступ. Три зала — три подключения, каждое со своим расписанием и своим тарифом.

Порядок выбора между залами описывается в инструкции агента. Студии обычно нужны два сценария: клиент назвал зал, и агент проверяет только его; клиент назвал дату без зала, и агент перечисляет, где в этот день есть окна. Как подключается календарь и что означает каждая настройка, показано у записи через Google-календарь — дальше начинается то, что отличает студию от кабинета мастера.

Почасовая сетка собирается интервалами, а не промптом

Расписание студии удобнее задавать в режиме «Работа от расписания»: рабочее время календаря вписывается интервалами по каждому дню недели, и агент выбирает слоты исключительно внутри них. Написать то же самое словами в инструкции можно, но тогда сетка остаётся пожеланием — модель иногда трактует его по-своему.

Минимальный слот тоже живёт здесь. Если студия не сдаёт зал меньше чем на два часа, шаг интервала в два часа закрывает вопрос на уровне системы: агент не предложит «полтора часика с половины седьмого», потому что такого слота в сетке не существует.

Продление на ходу остаётся за администратором. Агент видит, свободен ли следующий слот, и говорит об этом честно: после группы никого нет — час можно добавить, в 18:00 заходит следующая съёмка — продлить не получится.

Будни и выходные стоят по-разному, и предоплата это фиксирует

Прайс студии редко состоит из одной цифры. Циклорама в субботу вечером и интерьерный зал в среду утром отличаются вдвое, к этому добавляются пакеты на три и пять часов, скидка постоянным клиентам и доплата за второго визажиста. Такой прайс удобнее держать таблицей: агент достаёт из неё точную строку по залу и дню, вместо того чтобы искать цифру в сплошном тексте.

Предоплата превращает разговор в бронь. Ссылка на оплату формируется прямо в диалоге, и после платежа агент продолжает переписку с того же места — как это устроено технически, показано в разборе оплаты в переписке. До оплаты слот остаётся предварительным, и это правило прописывается в инструкции, чтобы агент не держал субботний вечер за человеком, который пропал после слова «подумаю».

В заголовок события в календаре подставляются параметры: имя клиента, зал, число человек, номер телефона. Администратор открывает утром календарь и видит не «Бронь», а строку, по которой понятно, кто придёт и к чему готовить зал.

Расход на такой разговор меряется против цены часа. Диалог с вопросами, подбором слота и оплатой обходится около 15 ₽ при оплате по токенам, где тысяча токенов равна 1 ₽, — меньше, чем студия теряет на одном пустом часе в субботу. Администратор на 40 000 ₽ в месяц закрывает примерно 450 обращений, и каждое стоит около 89 ₽, оценка по средним ставкам.

Что происходит, когда слот уходит из-под клиента

Две брони на одно время — главный страх студии при переходе на автоматическую запись. Платформа закрывает его настройкой «Сообщение для бота при ошибке выполнения функции»: если запись не прошла, в контекст диалога попадает заданная вами фраза, и именно она определяет следующую реплику агента. Пустое поле оставляет модель гадать, заполненное задаёт поведение — назови соседний слот, предложи второй зал, позови администратора.

Напоминание о съёмке за сутки снимает половину неявок. Важная деталь для студии: съёмки переносят часто, и напоминание, привязанное к самой брони, уезжает вместе с ней. Как устроены напоминания, которые переносятся со встречей, стоит посмотреть до того, как настраивать саму рассылку.

Закрепите за каждым залом отдельный календарь

Закрепите за каждым залом отдельный календарь ещё до того, как подключать агента: заведите столько календарей, сколько у вас залов, назовите их так, как их называют клиенты, и впишите идентификаторы в настройки. Дальше прогоните сетку одного зала целиком — будний интервал, выходной интервал, шаг с запасом на уборку — и попробуйте записаться сами на вечер субботы.

Второй зал после этого настраивается за десять минут по образцу первого. Прайс и правила студии подключаются последними, когда бронь уже работает, — так видно, какие вопросы клиенты задают до выбора времени, и в базу знаний попадает то, что спрашивают на самом деле.

Частые вопросы