Как ИИ-агент записывает данные в таблицу

В интернет-магазине статус заказа в таблице меняют руками по вечерам: за день накапливается десяток «оплачено», «собрано», «в пути», и кто-то из смены открывает файл и построчно расставляет отметки по памяти или по переписке с курьером. Агент умеет ставить те же отметки сам, прямо в момент диалога, где статус и меняется на самом деле.

Запись в таблицу — это две функции поверх той же таблицы, что уже отдаёт агенту цены и остатки, а не отдельный продукт: включаются они отдельно и работают по разным правилам.

Что нужно включить, чтобы агент писал в таблицу

Запись и изменение доступны только для подключённой Google-таблицы — файл CSV или Excel агент может читать, но дописывать в него нельзя. Для передачи данных сразу во внешнюю систему, минуя таблицу, есть отдельный механизм — вебхуки.

У подключённой таблицы в настройках есть две отдельные вкладки: «Добавление» и «Изменение», и у каждой свой флаг. Флаг «Разрешить добавление данных в таблицу» открывает функцию записи новой строки. Флаг «Разрешить изменение данных таблицы» открывает функцию правки уже существующей строки, но здесь есть условие: изменение работает, только если у таблицы включён ещё и флаг получения данных — без него агенту нечем найти строку, которую нужно поправить.

После включения нужного флага функция появляется в списке доступных агенту и её остаётся только описать в инструкции: какие параметры собрать у клиента и в какой момент передать их в функцию.

Как агент находит нужную строку для правки

Прежде чем что-то изменить, агент должен понять, какую именно строку менять, и делает это в два шага.

Сначала строка находится по любой колонке — номеру заказа, телефону, имени клиента или другому значению, которое есть в таблице. Платформа возвращает номер найденной строки. Потом уже по этому номеру вторая функция вносит саму правку — меняет значение в нужной колонке той самой строки, не трогая остальные. Первая функция ищет, вторая редактирует, и в инструкции агента обычно фигурируют обе: сначала передать признак поиска, затем — что именно поменять. Полный список настроек таблицы, включая права по колонкам, смотрите в руководстве Савви.

Агент записывает новую заявку

Самый частый сценарий записи — добавление, а не правка: клиент оставляет заявку, и агент кладёт её в таблицу отдельной строкой вместо того, чтобы пересказывать её оператору текстом.

Инструкция для такого сценария короткая: спросить у клиента нужные параметры — например, телефон, услугу и удобное время, — и передать их в функцию добавления данных после того, как клиент подтвердил, что всё верно. Агент благодарит за заявку, а строка уже лежит в таблице рядом с остальными, в тех же колонках, без ручного переноса.

Агент меняет статус заказа и отмечает запись на услугу

Здесь работает уже вторая пара функций — поиск строки и правка по её номеру.

Смена статуса заказа выглядит так: агент уточняет у клиента номер заказа или телефон, передаёт его в функцию поиска, получает номер строки и обновляет колонку статус значением «оплачено» или «отправлено» — то же самое, что раньше делали руками по вечерам. Отметка о записи на услугу устроена так же: колонка вроде записан меняется с пустой на «да» в момент, когда клиент подтвердил визит, и это же поле потом отдаёт список актуальных заявок без сверки с перепиской.

Почему колонка поиска должна быть уникальной

Платформа находит и возвращает номер строки по тому значению, что ей передали, и не спрашивает, единственная ли это строка с таким значением.

Если колонка поиска — это имя, а в таблице два Ивана Петрова, агент получит номер строки того, кто нашёлся первым по условию, и изменит именно его запись. Для клиента с похожим именем правка просто не случится, а для найденного — случится не та. Тот же риск у поиска по общему статусу или по названию услуги: значение повторяется в десятках строк, и предсказать, какая из них попадёт под правку, нельзя.

Рабочий выход — искать по тому, что в таблице действительно уникально: номер заказа, телефон, e-mail, отдельный ID клиента. Если такой колонки в таблице ещё нет, её стоит завести до того, как включать флаг изменения, а не после первой ошибочной правки.

Сократите путь от разговора до отметки в таблице

Сократите список сценариев до одного перед тем, как включать оба флага сразу. Откройте таблицу, проверьте, есть ли в ней колонка с уникальными значениями для поиска, и опишите в инструкции ровно одно действие — запись новой заявки или правку статуса, не оба разом. Через экспорт диалога посмотрите, что агент передал в функцию номер той строки, которую и правда нужно было менять, и только после этого добавляйте второй сценарий поверх первого.

Частые вопросы