Чат-бот для колледжа: приёмная комиссия онлайн

Июль, приёмная комиссия колледжа: телефон не замолкает с девяти утра, и звонки почти всегда об одном и том же — какой балл аттестата нужен на бюджет, есть ли заочная форма, что нести из документов. Секретарь параллельно записывает данные тех, кто дозвонился, в тетрадь, а к вечеру часть телефонов в этой тетради читается с ошибкой.

Дальше — как собрать агента, который отвечает на вопросы о специальностях и документах в любое время суток, а анкету поступающего записывает сразу в таблицу приёмной комиссии, не отвлекая секретаря на диктовку по телефону.

Шаг 1. Опишите специальности и условия поступления в базе знаний

Каждая специальность колледжа — это отдельный файл в разделе «База знаний», вкладка «Быстрые ответы»: код и название специальности, форма обучения, срок, стоимость контрактного места, проходной балл аттестата. Поиск в этом разделе идёт по названию файла, поэтому имя стоит формулировать так, как спрашивает абитуриент, а не так, как специальность называется в приказе Минпросвещения.

Пример файла: «09.02.07 Информационные системы и программирование — очно, 3 года 10 месяцев, бюджет и контракт 68 000 ₽/год, проходной балл по аттестату — средний балл не ниже 4,0». Когда после очередной волны зачисления балл меняется, правится один этот файл, а не инструкция агента целиком.

Шаг 2. Соберите правила приёма и перечень документов отдельным блоком

Правила приёма — текст с исключениями: одному абитуриенту нужна медицинская справка формы 086/у, у поступающего по целевому направлению список документов другой, у льготника — третий. Такой объём удобнее держать в разделе «Документы»: агент получает весь загруженный текст правил и сам собирает из него ответ под конкретный вопрос, вместо того чтобы искать одну точную формулировку в «Быстрых ответах».

Полное правило выбора между блоками — в статье «База знаний для ИИ-агента»; здесь достаточно знать, что оба работают одновременно и не заменяют друг друга.

Шаг 3. Заведите таблицу анкет абитуриентов

Анкета поступающего — строка данных, которая должна где-то накапливаться: ФИО, специальность, форма обучения, телефон, класс или курс, который окончил абитуриент. Такую таблицу заводят как Google-таблицу в разделе «Таблицы», с колонками под каждое из этих полей и заголовками в первой строке.

Сама таблица на этом шаге пустая, она станет реестром анкет только после того, как агенту разрешат в неё писать.

Шаг 4. Включите запись данных и пропишите сценарий сбора анкеты

Функция записи новой анкеты в таблицу становится доступна агенту сразу, как только включён флаг «Разрешить добавление данных в таблицу» на вкладке «Добавление» — а момент её вызова всё равно приходится прописывать в инструкции отдельной строкой.

Рабочая формулировка для приёмной комиссии: «Если абитуриент хочет подать заявку, спроси по очереди ФИО, специальность, форму обучения, телефон и класс или курс, который он окончил. После ответа на все вопросы передай эти данные в функцию записи и сообщи, что заявка принята, а секретарь свяжется для уточнения оригиналов документов». Пример функции и типовые ошибки записи в таблицу — в статье «Агент записывает в таблицу».

Шаг 5. Настройте уведомление секретарю о новой анкете

Строка в таблице появляется молча, и если секретарь не открывает файл специально, заявка полежит там до вечерней сверки. Уведомление в Telegram или MAX с именем абитуриента и специальностью решает это без лишней проверки: секретарь получает сообщение сразу после того, как в таблице появилась новая строка.

Шаблон уведомления собирается из переменных диалога (имени, телефона, специальности) и уходит в рабочую группу приёмной комиссии, а не одному человеку, чтобы заявка не терялась при отпуске или больничном ответственного.

Шаг 6. Запустите рассылку-напоминание о дне открытых дверей

День открытых дверей чаще всего проваливается не из-за отсутствия желающих, а из-за забытой даты. Рассылка в разделе «Рассылки» решает это точечно: выбирается агент с подключённым мессенджером, фильтр по диалогам за нужный период (например, все, кто спрашивал о специальностях за последний месяц), дата и время отправки, диапазон задержки между сообщениями, а дальше текст — либо написанный вручную, либо сгенерированный моделью по краткому описанию повода.

Настройка фильтров, задержки между отправками и генерации текста моделью — в статье «Рассылки через ИИ-агента».

Шаг 7. Передайте абитуриента человеку, когда вопрос выходит за рамки

Перевод из другого колледжа, целевое обучение по направлению от работодателя, спорная ситуация с оригиналом аттестата — три примера вопросов, где единственно верного текстового ответа не существует, и правильнее сразу назвать секретаря, а не пытаться закрыть вопрос базой знаний. В инструкции агента такие темы стоит перечислить прямо, с фразой прерывания диалога и передачей контакта секретаря.

Для приёмной комиссии эта доля читается буквально: вопрос про баллы и документы приходит вечером, когда абитуриент наконец сел разобраться с колледжами, а не в рабочие часы секретаря.

Освободите телефон от вопросов, которые повторяются каждый день

Выпишите пять вопросов, которые звонящие в приёмную комиссию задают чаще всего за последнюю неделю — почти наверняка это баллы, стоимость, форма обучения, документы и сроки подачи. Это готовый список файлов для первой версии базы знаний, и с него можно начинать, не дожидаясь идеальной формулировки правил приёма целиком.

Таблицу анкет и рассылку к дню открытых дверей имеет смысл подключать вторым шагом, когда первый поток вопросов уже отвечается без правок и видно, на что абитуриенты спрашивают чаще, чем ожидалось. Полный список настроек интеграций и таблиц — в руководстве платформы, а тарифы и тестовый период — на главной странице Савви.

Частые вопросы