Как выгрузить историю переписки с клиентами

Руководитель просит переписку за квартал к понедельнику, а найти в интерфейсе получается только один диалог за раз, и ровно тот, что открыт сейчас. Задача решается в два шага: сначала отфильтровать нужные чаты, потом выгрузить их сразу пачкой, а не по одному.

Один диалог выгружается кнопкой «Поделиться»

Экспорт одной переписки — это кнопка «Поделиться» внутри открытого диалога в разделе «История». Сохранённый файл содержит полную переписку с метаданными, включая переменную origin, которая показывает источник обращения: telegram, instagram_business и другие каналы.

Способ подходит для точечных задач: показать коллеге конкретное обращение, разобрать один спорный случай, приложить переписку к жалобе. Для таблицы за период он не годится: файлы придётся собирать по одному, и от этого стоит уйти, когда просят выгрузку за квартал.

Массовая выгрузка идёт через «История» → «Отчёты»

Для переписки за период путь другой: раздел «История» → вкладка «Отчёты» → «Создать новый отчёт». Там задаются три параметра — период, агент и тип отчёта, а готовый файл xlsx приходит в бот «Оповещения от Савви», а не скачивается напрямую из интерфейса.

Есть два типа отчёта, и выбор зависит от вопроса, на который нужен ответ.

Для отчёта руководителю почти всегда нужен первый тип: он и есть та самая переписка за квартал в виде таблицы, а не архив файлов. К dialogue_logs возвращаются отдельно, когда нужно разобрать конкретную ошибку.

Фильтры сужают список ещё до отчёта

Прежде чем гнать отчёт по всем чатам подряд, стоит посмотреть, не решается ли задача фильтром в самом разделе «История»: так проще найти нужные диалоги для последующей выгрузки по агенту.

Кроме статусов, список сужают фильтры по агентам, тегам и каналам — по отдельности или вместе. Если руководителю нужна переписка конкретного менеджера-агента за квартал, это комбинация фильтра по агенту и периода в отчёте, а не ручной отбор чатов глазами.

Что из отчёта реально отвечает на вопрос руководителя

Вопрос «покажите переписку за квартал» на деле почти всегда означает запрос на несколько цифр и примеров. Отчёт dialogues закрывает это полями customer_messages_count, total_messages_count и cost in $ — по ним видно объём и стоимость обращений за период без разбора каждой реплики.

Поле tags в этом же отчёте отвечает на второй частый вопрос — о чём вообще писали клиенты за квартал, если для этого уже настроены условия из квалификации лидов.

Если руководителю для отчёта или презентации нужны конкретные цитаты клиентов, тогда пригодится dialogue_logs с полями request и response: это единственный отчёт, где видна каждая реплика диалога.

Срок хранения ограничивает, за какой период можно выгрузить данные

По умолчанию Савви хранит переписку с клиентами 45 дней: после этого срока сообщения и неактивные диалоги удаляются со всех серверов платформы. Отчёт за квартал, если его формировать в последний день, физически не соберёт данные месячной и двухмесячной давности — их уже не будет.

Выгрузку переписки, которая нужна раз в квартал или реже, стоит планировать заранее, до момента, когда её попросят к понедельнику. Разовая выгрузка перед плановым отчётом дешевле, чем восстановление удалённых диалогов, которого просто не будет.

Соберите отчёт до того, как его попросят

Вынесите выгрузку переписки за рамки разового запроса: заведите короткое правило раз в месяц формировать отчёт dialogues за прошедший период и сохранять файл из бота «Оповещения от Савви» в общую папку, где его найдёт любой, кто спросит. Тогда «переписка за квартал к понедельнику» превращается в три готовых файла, а не в разбор истории чатов вручную. Полный список настроек раздела «История» и «Отчёты» — в руководстве платформы, а как читать уже собранные цифры по автоматизации и звонкам — в статье про аналитику диалогов.

Частые вопросы