Чат-бот для ресторана и кафе

У стойки хостес лежит блокнот в клетку. Бронь на восемь вечера записана карандашом между пятном от кофе и номером постоянного гостя, который просил столик у окна. Вечер загружен, блокнот листают в спешке, и если страницу зальют или забудут перенести в следующую смену — бронь исчезнет вместе с записью, а гость придёт к занятому столу.

Как чат-бот принимает бронь стола

Бронь — это в первую очередь вопрос о свободном времени, и агент отвечает на него через Google-календарь: он видит занятые интервалы и предлагает гостю слот, который свободен на самом деле, а не тот, что кажется свободным по памяти администратора.

Рабочее время задаётся режимом «Работа от расписания»: интервалы по дням недели с указанием шага, например слоты каждые 30 минут с 12:00 до 23:00. Массовое заполнение через кнопку «Заполнить» экономит время на одинаковых днях подряд, а под пятницу и субботу можно оставить отдельные, более плотные интервалы.

Заведению с несколькими залами или сменами имеет смысл завести календарь на каждый: агент читает несколько календарей одного аккаунта и сам решает, куда поставить бронь — в зал, который назвал гость, либо в первый подходящий по времени. Несколько календарей и режимы расписания настраиваются так же, как при обычной записи через Google-календарь.

Что отвечает бот на вопросы про меню, аллергены и логистику

Гость редко спрашивает список блюд целиком — он спрашивает конкретное: есть ли в соусе орехи, острое ли блюдо, можно ли заменить гарнир. На такие вопросы отвечает база знаний.

Частые вопросы про состав удобно завести как «Быстрые ответы»: короткие пары вроде «Есть орехи в соусе песто?» и «Да, в соусе кедровые орехи, при аллергии предложите гостю соус без орехов». Для менее типичных случаев подходит документ с описанием блюда целиком: состав, способ приготовления, аллерген-профиль. Чек-лист выбора формата описывает разницу так: точный вопрос про конкретный ингредиент проще закрыть короткой парой, а развёрнутый вопрос про способ готовки решает документ со смысловым поиском.

До брони гость чаще всего спрашивает про логистику, а не про меню: до которого часа работает кухня, есть ли парковка у входа, работает ли заведение в праздники. Это тоже пары «вопрос — ответ» в базе знаний, и обновлять их приходится не каждый день: режим работы меняется редко, в отличие от стоп-листа. Расписание самого агента при этом настраивается отдельно от расписания зала: можно принимать вопросы о брони круглосуточно, а бронировать только в часы работы кухни.

Меню и стоп-лист живут в одной таблице

Меню и цены — данные другого типа: их не пересказывают своими словами, их ищут точно. Для этого подходит таблица: CSV, Excel или Google-таблица со столбцами блюдо, цена, категория, статус (в наличии или в стоп-листе).

Блюдо закончилось в середине смены — статус меняется прямо в таблице, и при следующем вопросе агент уже видит обновление. Google-таблица по умолчанию обновляется раз в 1440 минут, для стоп-листа это медленно, и интервал стоит сократить до 30 минут: короче платформа не рекомендует. Та же таблица под меню и стоп-лист работает у чат-бота для доставки еды: механика одинаковая, разница только в том, что там речь про заказ на дом, а здесь про бронь и вопросы в зале.

Банкет — заявка с квалификацией, а не бронь стола

Банкет плохо ложится в календарь: чтобы менеджер взялся считать смету, нужны дата, количество гостей, повод и бюджет — четыре ответа, которые не поместятся в один слот на два часа. Здесь работает квалификация лида, а не запись в календарь: агент складывает ответы гостя в переменные и передаёт менеджеру уже готовый набор данных, а не пустую строку в расписании.

Когда все четыре пункта собраны, агент вызывает менеджера банкетной службы стандартной функцией: уведомление уходит в Telegram со ссылкой на диалог и коротким содержанием. Сумму и меню банкета дальше считает человек: цифра зависит от слишком многих переменных, чтобы доверять её модели.

Хостес узнаёт о брони, а гость получает напоминание

Бронь без уведомления хостес ничем не лучше блокнота: тот, кто встречает гостей у входа, должен видеть новую запись раньше, чем гость появится на пороге. Работает та же стандартная функция вызова уведомления в Telegram, что и в разделе про банкет — только условие проще: «новая бронь стола создана».

Отдельная забота — не забыть о брони самому гостю. Здесь подходят динамические фоллоу-апы, а не обычные с фиксированным интервалом: сообщение привязывается к дате и времени самой брони и уходит накануне вечером, а не через заданное число часов после последней реплики в переписке. Гость получает: «Ждём вас завтра в 20:00, столик на четверых» и успевает перенести бронь, если планы изменились.

Найдите последнюю запись в блокноте хостес

Найдите в блокноте у входа последнюю страницу с бронями и посчитайте, сколько записей на ней зачёркнуто, дописано сверху или помечено вопросительным знаком — обычно это и есть список того, что чат-бот забирает себе первым.

Дальше порядок подключения простой: календарь под залы или смены, таблица под меню и стоп-лист, база знаний под вопросы о составе и логистике, а для банкетов отдельная заявка с квалификацией вместо записи в календарь. Зарегистрировать первого агента можно на главной странице.

Частые вопросы